Save the Date per E-Mail

Immer wieder tritt bei der Anwendung von invite.life Einladungsmanagement-System die Frage auf: Wie groß der Header, was soll man sofort im Save the Date-Mail sehen? Welche wichtigen Bestandteile hat ein Save the Date E-Mail im "Geschäftlichen Bereich" oder im "Privaten Bereich"? Diese Analyse sollte Ihnen - egal ob Sie von uns die Einladungs-Software zum Online-Einladen invite.life verwenden oder ein anderes Tool auf dem Markt nutzen - helfen die richtigen Schritte zu setzen.

Was wird hier erklärt?

• Save the Date-Nachrichten verfassen für geschäftliche Veranstaltungen / Events
• Richtige Formulierung im Betreff - wo lauern die Fallen?
• Richtige Einleitung im Save-the-Date - Was soll oben stehen?
• Geht das mit einem klassischen Newsletter-System nicht auch bzw. warum nicht?

Das Save the Date wird heutzutage fast immer per E-Mail verfasst, selbst bei jenen Events zu denen die Einladungen selbst (noch) per Post verschickt werden, ist E-Mail das Nr. 1 Medium für Save the Date-Nachrichten im geschäftlichen Verkehr. Bei privaten Veranstaltungen, vor allem kleineren Events, ist E-Mail inzwischen oftmals durch Messaging-Dienste wie Signal, WhatsApp, WeChat abgelöst worden.

Umsetzen können Sie die hier erklärten Schritte mit dem Einladungsmanagement-System invite.life, nicht nur für Ihr Save the Date sondern dann auch zur Abwicklung der Anmeldung - auch wenn Sie die Einladung per Post verschicken! Hier geht es zu Preisen und Produktinformationen.

Save the Date - Veranstaltungen ankündigen

Das Save-the-Date E-Mail kann sowohl bei privaten als auch bei geschäftlichen Veranstaltungen bereits entscheidend darüber sein, wie gut Ihre Einladungskampagne am Ende läuft. Hier gibt es eine Reihe von Dingen zu beachten, die wir Ihnen hier zeigen möchten:

Save the Date: Der Betreff

Um keine falschen Erwartungen zu wecken, empfehlen wir von Anfang an einen korrekten Betreff in der Mail zu verwenden. Ein Save-the-Date-Mail - egal ob zu geschäftlichen Zwecken für Firmenevents oder zu privaten Zwecken (dort ist es teilweise weniger kritisch, weil ein persönlicher Bezug zum Absender herrscht) - sollte auch als solches gekannzeichnet sein.

Betreff-Formulierung beim Save the Date-Mail

Es soll sich daher auch im Betreff bereits von der tatsächlichen Einladung, die dann später folgt, unterscheiden. Schicken Sie als "Save the Date" für Ihre Veranstaltung also auch ein Mail mit dem Betreff "Save the Date" und fügen Sie den Veranstaltungsnamen ein. Gute Varianten:

• Save the Date: Weihnachtsfeier 2018
  35 Zeichen mit Leerzeichen
• echonet-Weihnachtsfeier - Save the Date
  39 Zeichen mit Leerzeichen
• Franz & Ines heiraten - Save the Date
  37 Zeichen mit Leerzeichen

Wieviele Zeichen im Betreff?

Auf der sicheren Seite befinden Sie sich eigentlich immer mit einer Zeichenzahl von weniger als 40 Zeichen (inkl. Leerzeichen). Einerseits fehlt den Lesern von E-Mails ohnehin praktisch immer die Geduld sich mit langen Texten herumzuschlagen und ein langer Betreff führt (besonders dann, wenn kein persönlicher relevanter Bezug zum Absender gegeben ist) in vielen Fällen zur "Delete"-Taste.

Außerdem sind die 40 Zeichen ein gutes Augenmaß um den Betreff auch auf mobilen Endgeräten, wie man in der Grafik in diesem Artikel auch sehen kann, in einer Zeile zu halten.

Betreff zu lange...?

Wenn Ihr Betreff zu lange wird, unterschätzen Sie nicht, dass Sie in invite.life auch einen Absender-Namen eintragen können. Sollte es beispielsweise nötig sein, dass "Franz-Ferdinand und Anabelle-Marie heiraten - Save the Date" geschrieben wird, könnte man auch den Absender-Namen auf "Franz-Ferdinand & Anabelle-Marie" ändern und "Wir heiraten - Save the Date" als Betreff einsetzen.

Persönliche Anrede im Betreff

Auch dieser Trick kann interessant sein, allerdings wird er auch schon von zahlreichen Newsletter-Versendern eingesetzt. Trotzdem lohnt sich der Versuch, wie wir aus unserer Forschung an hunderten Events, die über invite.life ausgeschickt wurden, wissen.

Wir stellen in unserem System einige Variablen auch für den Betreff zur Verfügung, die vollständige Anrede (%SALUTATION%) allerdings nicht. Denn Sie kommt im Mail vor und ist außerdem meistens zu Platzfressend.

• "%FNAME% %LNAME%: Weihnachtsfeier - Save the Date"
  Umgewandelt also etwa: "Andreas Steiner: Weihnachtsfeier - Save the Date"
  48 Zeichen inkl. Leerzeichen
• "%FNAME%: Klaus & Ines heiraten - Save the Date"
  Umgewandelt also etwa: "Andreas: Klaus & Ines heiraten - Save the Date"
  46 Zeichen inkl. Leerzeichen

Aber auch mit dieser "Zeichenüberschreitung" schaffen Sie es noch zumindest abgesehen von "Save the Date" die wesentliche Botschaft im sichtbaren Betreff bzw. in der 1. Zeile des Betreffs auf dem Mobiltelefon unterzubringen.

"Above the Fold..." - Was sofort sichtbar sein soll?

Die Diskussion darüber, was in E-Mails "above the fold" (also im sichtbaren Bereich vor dem Scrollen) sein soll ist so alt wie die Frage: Wie groß ist "above the fold" überhaupt? Wie Sie sicher aus eigener Erfahrung wissen, sind E-Mail-Programme unterschiedlich eingestellt. Je nach Display-Art, Bildschirm-Größe und Endgerät sowie "Programm-Layout" (3-spaltige Ansicht vs. klassische Ansicht mit Maildarstellung unter der Liste der Mails) liefert das unterschiedliche Ergebnisse. Um relativ sicher zu sein im klassischen invite.life-Layout hier daher ein paar Tipps für die Gestaltung eines Save-the-Date-E-Mails:

1. Nehmen Sie kein klassisches Newslettersystem zur Hand.
2. Achten Sie auf das Bildformat / Bildverhältnis von Ihrem "Mail-Banner".
3. Bringen Sie relevante Information sofort an (Wann und Was?).

Save-the-Date mit klassicher Newsletter-Software

Benutzen Sie möglichst nicht die klassischen Newsletter-Systeme, die typischerweise mit dem nichtsstagenden Text ("Wird diese E-Mail nicht korrekt dargestellt...") beginnen. Denn dieser Text erscheint auch in der Vorschau der mobilen E-Mail-Clients und weckt niemals relevantes Interesse der Empfänger. Beim Einsatz unseres Einladungs-Management-Systems ist (im klassischen Layout) der Teil "Wann und Was" sogar schon in der E-Mail-Vorschau auf vielen mobilen Endgeräten zu sehen.

Und nebenbei gesagt, wenn Sie eine persönliche Anrede einbauen, dann ist bei einem guten Einladungsmanagement bzw. bei einer guten Einladungssoftware sogar diese persönliche Anrede schon sichtbar in der Vorschau des E-Mail-Programmes. Sie gewinnen damit eine höhere Response-Quote.

Header-Banner: Bildformat beachten!

Ihr Header-Banner, sofern Sie eine Grafik benutzen wollen um Ihre Save-the-Date-Nachricht attraktiver zu gestalten, sollte das Bildverhältnis von 3:1 möglichst nicht überschreiten. Je querformatiger die Grafik im Kopf Ihrer Save-the-Date E-Mail ist, desto besser. In invite.life schlagen wir Ihnen vor ein Headerbild mit 720 Pixel Breite hochzuladen, die Ideale Höhe des Bildes sollte sich daher bei maximal 240 Pixel bewegen, besser ist noch weniger...

Wesentliche Infos als ersten Text

Sorgen Sie dafür, dass die wesentlichen Event-Informationen bereits am Beginn von Textinhalten stehen. Entweder Sie benutzen eines der klassischen invite.life-Layouts oder Sie setzen die relevante Information einfach als Text noch vor die Anrede ein. Denn dieser Text wird auch schon zu einem guten Teil bereits in der Übersichtsliste auf einem mobilen Mail-Client angezeigt. Sofern die Nutzer nicht hier entsprechende andere Einstellungen vorgenommen haben, aber Sie befinden sich im "Wettbewerb" in der Mailbox Ihrer Empfänger ohnehin immer nur gleichberechtigt mit alle anderen vorhandenen Mails.

Dieser Inhalt ist noch etwas wichtiger als die persönliche Anrede, aber diese soll dann letztlich das Bild auch schon perfekt abrunden...

Die persönliche Anrede im Save-the-Date-Mail

Die Königsdisziplin für viele Versender von Save-the-Date-Nachrichten für geschäftliche oder private Events ist an dieser Stelle bereits eine Klarheit beim Empfänger (möglichst ohne Scrollen) zu schaffen: Sie kennen den Empfänger, er soll das auch wissen und möglichst schnell erfahren. Denn damit ist Ihr Mail schon von zahllosen Spam-Nachrichten, die von irgendwelchen gekaperten Servern oder Computern im Netz erstellt werden, oftmals zu unterscheiden. Sorgen Sie im Idealfall dafür, dass die Anrede ohne Scrollen bereits sichtbar ist.

Text-Körper im Save-the-Date E-Mail

Nach der Anrede, die - wie mit invite.life - eben schon persönlich sein soll und die auch (dafür gibt's eine Funktion in invite.life) bereits unterscheiden darf, ob Sie mit einem Gast per Du oder per Sie sind, kommt der Textkörper Ihrer Nachricht.

Argumente für den Termineintrag

Mit einem Save-the-Date E-Mail bezwecken Sie nichts anderes als die Tatsache, dass Ihre Empfänger gleich im Kalender nachsehen und sich den Termin blockieren, damit Sie nicht von anderen Terminen plötzlich "overruled" werden. Im geschäftlichen Bereich ist das noch wichtiger (und profitabler) als im privaten Bereich. Warum? Weil Ihre Einladung vom Empfänger als Termin eingetragen wird und im Büro dann alle anderen Kollegen vermeiden dem Empfänger hier Terminschwierigkeiten zu machen. Es kann also gut sein, dass Ihr Termin den Vorzug vor einem eventuellen wichtigen Geschäftstermin erhält, weil das Sekretariat mit dem Geschäftspartner Ihres Empfängers lieber einen alternativen Termin ausmachen wird als einen bestehenden Termin zu entfernen.

Save the Date: Tragen Sie den Termin ein!

Damit wird wichtig, dass Sie bereits in den ersten drei Sätzen Ihrer Save-the-Date Nachricht klar legen, warum der Termineintrag nun wichtig ist. Beispiele dafür?

Ein Donnerstag-Abend-Business-Termin...

Sehr geehrter Herr Maier!

Bei den ersten dabei sein, die unser neues Produkt invite.life 3.5 kennenlernen? Dann tragen Sie sich den Donnerstag, den 18. November am Abend gleich als Termin ein. Sie wissen, Donnerstag Abend wird man gewöhnlich mit Geschäfts- und Societyterminen überflutet!

Ein Montags-Business-Frühstück...

Sehr geehrte Frau Dr. Müller!

Ein guter Wochenstart ist mit einem guten Frühstück am Montag sicher. In Kürze kommt an Sie eine Einladung zum Business-Breakfast am 18. November. Am Montag Früh konzentriert man sich meist auf die Geschäftswoche, tragen Sie daher jetzt schon den Termin bei sich ein um die Präsentation von invite.life 3.5 nicht zu verpassen.

Termin elektronisch im Save-the-Date mitschicken?

Auf jeden Fall eine gute Idee. Sofern das Datum auch wirklich fix ist und Sie nicht deshalb Save the Date-Nachrichten aussenden um Feedback von Ihren Kunden zu erhalten, ob der Termin überhaupt gut ist oder noch zu hinterfragen wäre (diese Vorgehensweise gibt es auch immer wieder). Wenn Sie die Einladungs-Software invite.life dafür nutzen, dann ist der Termin-Datei-Link zum Downloaden immer ihre vollständige personenneutrale Anmeldeseite und hinten an die URL dran einfach "/ical" setzen. Dieser Link erzeugt im invite.life immer sofort den Download für den Kalendereintrag.

Zeitplan und Zeitpunkte für Save-the-Date und Einladung

Grundsätzlich kommt es bei der Zeitplanung natürlich auf die Sichtweise Ihrer Gäste beim Event an. Es macht logischerweise einen Unterschied auch in der Vorplanung für die Gäste, ob man zu einem Firmenjubiläum am Firmenstandort die Kundschaft in der näheren Umgebung einlädt oder ob Sie eine Einladung zur Hochzeitsfeier auf den Seychellen im Freundes- und Bekanntenkreis versenden. Für ein Event im Ausland oder für einen großen Kongress, wenn es vor allem eine kostenpflichtige Veranstaltung ist, sollte man die Anmeldungen eher im Bereich von 5 - 9 Monaten im Voraus zusammen haben.

Wenn wir jedoch - und das ist der wohl häufigere Anwendungsfall beispielsweise in unserer Einladungs- und Gästemanagement-Software invite.life - von einem klassischen Business-Event ausgehen, also so etwas wie ein Firmenjubiläum oder eine Firmenweihnachtsfeier, dann zeigen unsere bisherigen Statstiken, dass ein Save-the-Date und die darauffolgende konkrete Einladung zum Event im Bereich von 6 - 10 Wochen vor der Veranstaltung rausgehen sollte. Die Einladung mit der konkreten Anmeldemöglichkeit dann im Bereich von 4 - 8 Wochen vor dem Event und ein eventueller Reminder - sofern Ihre Software das so macht, wie invite.life - an jene Personen, die noch nicht reagiert haben, dann etwa 10 - 14 Tage nach der Einladung.

• Veranstaltungstag: 0 Wochen - Tag des Events
• Einladungs-Erinnerung / Reminder: 3 bis 4 Wochen davor
• Digitale Einladung: 4 - 8 Wochen davor
• Save the Date: 6 - 10 Wochen davor

Sollten Sie eine Einladungsmanagement-Software wie invite.life von echonet nicht für ein physisches Event, sondern für eine virtuelle Veranstaltung verwenden, können Sie die Zeiträume durchaus um 30 % straffen und kürzer angehen. Grundsätzlich gilt: Je weniger Aufwand Gäste haben um am Event teilzunehmen, desto kürzer und spontaner darf die Einladung und auch das Save-the-Date davor sein.

Statistiken, Daten und Hintergrundwissen über Einladungen und Save-the-Date

Zu diesem Wissen gibt es natürlich noch mehr im Hintergrund. Was haben wir gemacht? Wir haben über unsere Software invite.life zahllose Events seit der Entstehung im Jahr 2011 abgewickelt. Das hat auch mit sich gebracht, dass wir über ein Gesamtbild verfügen, das natürlich keine Kundschaft von uns bei sich selbst im vollen Umfang sehen kann. Aus Analysen von Grafiken, Texten, Textplatzierungen, Anmeldelinks und Anmeldelink-Formulierungen heraus haben wir uns natürlich noch viel detailierteres Wissen im Bereich Einladungsmanagement und Gästelisten sowie Save-the-Date erarbeitet und sind für unsere Kundschaft tief in die Zahlenwerke unserer Auswertungen eingedrungen. Was man über Save-the-Date und den gelungenen Einsatz von Einladungsmanagement und Einladungsmails wissen sollte, haben wir inzwischen zusammengetragen.

Dieser Artikel liefert bereits sehr konkrete Daten, noch viel genauer wird es, wenn wir Ihren Case mit Ihnen gemeinsam Besprechen. Wenn Sie es also noch genauer wissen möchten, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme - unser Team wird stets versuchen Sie auch dann zu beraten, wenn Sie sich letztlich nicht für unsere Einladungsmanagment-Software invite.life entscheiden sollten.

Schreiben Sie uns, was Sie gerne wissen möchten, am besten direkt an den Chef.

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